AGB / Richtlinien

1.0 Präambel

Das Ideenmanagement nimmt durch die Förderung des Verbesserungsklimas und der Erschließung
der Ideenpotenziale aller Mitarbeiter:innen positiven Einfluss auf die Unternehmenskultur im opta
data-Konzern. Durch das IDM soll die konzernweite, kontinuierliche Verbesserung der Qualität,
Prozesse und Dienstleistungen gefördert werden. Es umfasst auch die Verbesserung der
Arbeitsbedingungen einschließlich des Gesundheitsschutzes, der Arbeitssicherheit und des Datenund
Umweltschutzes.
Das IDM ist ein Führungsinstrument. Es soll die Führungskräfte bei ihrer Aufgabe, Mitarbeiter:innen
anzuhalten Verbesserungsideen in das Unternehmen einzubringen, strukturiert unterstützen. Ein
weiteres Hauptaugenmerk des opta data-IDM zielt auf die kontinuierliche Verbesserung (KVP) der
wiederkehrenden Abteilungsabläufe. Dazu unterstützt das IDM die Geschäftsführung und die
Führungskräfte bei der Aktivierung der Kenntnisse und Erfahrungen aller Mitarbeiter:innen.
Der Umgang mit dem IDM wird geprägt durch faire Umgangsformen und ein ideenfreundliches,
kreatives Arbeitsumfeld. Das gemeinsame Ziel ist es, dass die Mitarbeiter:innen ihre Ideen engagiert
unterbreiten und diese Ideen, auch mittels des ganzheitlichen odIDEE-Anerkennungs- und
Anreizsystems, wertschätzend bearbeitet werden. Hierbei zeigt sich das IDM als ein wertvolles,
unverzichtbares Instrument der Unternehmens- und Mitarbeiterführung.
Während das IDM unter anderem als Bindeglied und Redaktion agiert, ist die konsequente
Ideenförderung und die schnelle Umsetzung erfolgversprechender Maßnahmen die Aufgabe der
Führungskräfte. Sie schaffen den Mitarbeiter:innen die dazu notwendigen Freiräume.

2.0 Geltungsbereich

Diese Richtlinien gelten für die opta data Gruppe und deren innerdeutsche 100%igen Tochterfirmen.
An odIDEE können alle Voll- und Teilzeitmitarbeiter:innen, einschließlich Praktikant:innen,
Auszubildende, Teamleiter:innen, Sachbereichsleiter:innen, Abteilungsleiter:innen und
Assistent:innen teilnehmen. Für den Personenkreis der Bereichs-, Niederlassungs-, Betriebs- und
Stabstellenleitungen ist eine Teilnahme an odIDEE ohne Prämienberechtigung möglich.

3.0 Ziele des IDM

Über das Verbesserungs- und Führungsinstrument IDM werden Mitarbeiter:innen motiviert, – auch
über die ihnen übertragenen Aufgaben hinaus – sich aktiv an der Verbesserungsgestaltung zu
beteiligen. Das IDM verfolgt die nachstehenden Ziele:

• Das IDM als selbstverständliches Führungsinstrument zu etablieren, welches die Mitarbeiter:innen aktiv motiviert, Ideen zu generieren und Probleme zu lösen.
• Die offene und kreative Kommunikation zwischen Einreicher:innen, Führungskräften, und Geschäftsführung zu fördern.
• Die Anzahl und Qualität der eingereichten Verbesserungsideen durch ein gelebtes IDM zu steigern.
• Die Dokumentation der KVP-Aktivitäten im Unternehmen.
• Die Verbesserung der Gesamteffektivität des Arbeitssystems Mensch-Technik-Organisation und die persönlichen Entwicklungsmöglichkeiten der Mitarbeiter:innen gezielt zu betreuen.

4.0 Qualifizierung

Qualifizierung ist eine entscheidende Voraussetzung für den Erfolg. Dies schließt die Förderung der
Selbständigkeit, Eigeninitiative, Kommunikations- und Kooperationsfähigkeit aller Beschäftigten
ebenso mit ein, wie die Befähigung Verbesserungspotentiale erkennen zu können. Das IDM führt
Schulungen zum Thema IDM durch und unterstützt somit die Kompetenzentwicklung aller
Beschäftigten.

5.0 Verantwortlichkeiten im IDM

5.1 Geschäftsführung

Die Geschäftsführung stellt die Aufrechterhaltung des IDM und dessen Prozesse sicher. Sie stellt die
notwendigen Ressourcen und Mittel auf allen Ebenen zur Verfügung, würdigt das Engagement aller
Beteiligten und platziert das Thema in ihren Bereichen (siehe z. B. Führungsprozess „Infrastruktur“).

5.2 Führungskräfte

Die Führungskräfte sind die wichtigsten Partner der Mitarbeiter:innen im Verbesserungsprozess. Die
Führungskräfte motivieren und fördern ihre Mitarbeiter:innen Verbesserungsideen zu entwickeln
und einzureichen, indem sie

• ihre Mitarbeiter:innen aktiv in Veränderungsprozesse einbeziehen,
• ihre Mitarbeiter:innen die für ihre Verbesserungsinitiativen notwendigen Freiräume verschaffen,
• die Beiträge ihrer Mitarbeiter:innen zum Ideenmanagement anerkennen,
• die Formulierung einer Idee und die Aufwand-/Nutzenabschätzung unterstützen,
• Mitarbeiter:innen bestimmen, die Verbesserungsideen bearbeiten, die Ideen in ihrem Bereich zügig bearbeiten und umsetzen, die Teilnahme am odIDEE (z. B. in den
• Monatsbesprechungen) fordern,
• und KVP-Gruppen sowie IDM-Schulungen durchführen resp. durchführen lassen.

5.3 odIDEE-Mentoren

Der von opta data vorgeschlagene Weg zur schnellen und qualitativ guten Bearbeitung von
Verbesserungsideen führen mitunter über die odIDEE-Mentor:innen. Die odIDEE-Mentor:innen
schaffen den Mitarbeiter:innen die Möglichkeit, sich mit ihren Ideen an sie zu wenden. Sie nutzen
ihre Kompetenzen, um die Mitarbeiter:innen, als deren Ideen-Fürsprecher, zu unterstützen.
Die Mitarbeiter:innen können die odIDEE-Mentor:innen frei, unabhängig von Abteilung oder Haus,
wählen, sinnvoller Weise jedoch aus dem Fachgebiet ihrer Verbesserungsidee. Die odIDEEMentor:
innen treffen keine Vorentscheidung.

Die odIDEE-Mentor:innen helfen allen Mitarbeiter:innen in dem sie:

• ermutigen, Ideen zu entwickeln und einzureichen,
• Hilfestellung bei Anfertigung gut ausgearbeiteter Ideen geben,
• Unterstützung bei der Handhabung bezüglich dem odIDEE bieten,
• den Kontakt zum odIDEE halten,
• und die Mitarbeiter:innen-Idee zügig an odIDEE weiterleiten.

Die odIDEE-Mentor:innen unterstützen die Gutachter:innen und die Führungskräfte, in dem sie:

• die Vorschläge, im Rahmen ihrer Möglichkeiten, über die vorgegebene
  Mentorenstellungnahme mit ihrer Eigeneinschätzung für die Entscheidung vorbereiten.
• sobald ihre eigene Abteilungsleitung als Entscheider/Gutachter betroffen ist, die Vorschläge
  direkt dort vorlegen, um den Entscheidungsweg zu verkürzen.

Die odIDEE-Mentor:innen tragen die Verantwortung für die schnelle Weiterleitung an odIDEE. Nur im
elektronischen odIDEE-System registrierte Vorschläge gelten als eingereicht.

5.4 Ideenmanager

Der Kreis der am Ideenmanagement Beteiligten wird durch den Ideenmanager komplett. Er ist das
Bindeglied zwischen den Ideengeber:innen, den Mentor:innen, den Team- und Sachbereichsleiter:innen, den Abteilungs-, Betriebs- und Stabsstellenleitungen, Assistent:innen sowie
der Geschäftsführung. Der Ideenmanager ist der verantwortliche Leiter aller Prozesse um das IDM.

Der Ideenmanager

• unterstützt und berät alle Beschäftigten im Umgang mit dem Ideenmanagement,
• prüft eingehende Ideen formell und plausibel,
• verfolgt die Entscheidung und Realisierung von Verbesserungsideen und Maßnahmen,
• vermittelt Kontakte zu den Fachabteilungen,
• ist Leiter des Gremiums,
• kann zu Gutachterterminen einladen,
• führt durch oder begleitet und unterstützt gelenkte und ungelenkte KVP-Arbeit,
• gibt Schulungen aus dem Bereich des IDM,
• ist für Monitoring, Redaktion, Administration, Statistiken und Analysen zuständig,
• ist für die Dokumentation verantwortlich,
• informiert alle Beschäftigten zum Thema IDM,
• empfiehlt ggf. Prämien,
• regelt Konflikte aus dem IDM in Zusammenarbeit mit den Beteiligten,
• entwickelt und belebt Werbestrategien für das IDM,
• sorgt für eine positive externe Darstellung der odIDEE-Aktivitäten der opta data,
• entwickelt sich selbst im Thema IDM weiter,
• treibt die Weiterentwicklung des IDM und
• sichert die systematische und revisionssichere Handhabung des Verbesserungs- und Führungsinstrumentes IDM.

5.5 Gremium

Dem Gremium des opta data-IDM werden Vorschläge zugeleitet:

• deren Gutachten gegensätzlich ausgefallen sind,
• bei denen eine Entscheidung einfacher in einer Entscheidergruppe getroffen wird,
• bei deren Ablehnung noch Fragen oder Einsprüche zu klären sind,
• deren Umsetzung unbestätigt oder unklar ist und
• bei denen gemeinsam eine Prämie bestimmt werden muss.

Der Ideenmanager ist der Leiter und Moderator des Gremiums und lädt die betroffenen
Gutachter:innen zu einem Gremiumtermin ein. Zusätzlich können Fachkräfte und die
Einreicher:innen selbst hinzu geladen werden sowie ggf. die Geschäftsführung, um abschließende
Entscheidungen zu treffen.

6.0 Definition Verbesserungsideen

Egal, ob groß und offensichtlich oder eher klein und unauffällig, für opta data sind alle Ideen, die zu
einer Verbesserung führen gleich wichtig. Dabei stehen drei Ideenwege für die Einreichung von
Verbesserungsideen zur Verfügung: Die Verbesserungsidee, die KVP-Idee und die KVP-Maßnahme.
Arbeitnehmererfindungen fallen nicht unter diese Richtlinien.

6.1 Verbesserungsidee

Ein Ideenweg ist die Einreichung einer Verbesserungsidee. Sie ist eine freiwillig erarbeitete
konstruktive Anregung, die eine Verbesserungslösung enthält und einen praktikablen Nutzen
gegenüber dem derzeitigen Zustand erkennen lässt. Die Einreicher:innen dürfen die Umsetzung einer
Verbesserungsidee nicht eigenständig entscheiden.
Jede Art von Nutzen kommt dabei in Betracht, z. B.:

• Steigerung der Produktivität: durch Verbesserung der Arbeitsmittel, -abläufe und -methoden,
  Fehler- (Reklamations-)Verringerung,
• Steigerung der Wirtschaftlichkeit: durch Senkung der Material- und Energiekosten sowie
  Schonung und Sicherung von technischen Einrichtungen,
• Indirekte Vorteile: durch Verbesserung der Arbeitsbedingungen, der Arbeits- und
  Gesundheitssicherheit, der Qualität, des Kundenservice, des Ansehens des Unternehmens,
  der internen Zusammenarbeit, des Arbeitsklimas, der Mitarbeiteridentifikation mit dem
  Unternehmen usw.

Verbesserungsideen können folgende Bereiche betreffen:

• Den eigenen Arbeitsplatz (eingeschränkt, ggf. KVP-Idee),
• die eigene Abteilung/Team/eigener Bereich,
• eine andere Abteilung/andere Teams/andere Bereiche,
• das gesamte Unternehmen und tangierende Bereiche anderer Firmen der opta data Unternehmensgruppe.

Eine Verbesserungsidee soll konkret angeben, warum und was getan werden muss, um eine
Verbesserung herbeizuführen. Sie muss durchführbar sein sowie einen im Verhältnis zum Aufwand
vertretbaren Nutzen aufweisen. Die Mindestvoraussetzung für die Annahme einer
Verbesserungsidee sind somit folgende Angaben:

• Die Beschreibung des derzeitigen Zustandes (Ist-Situation).
• Die Darstellung der Verbesserungsmöglichkeit (Soll-Situation).
• Die Schilderung der sich daraus ergebenden Vorteile/Näherungsrechnung (Nutzen).

Die Einreicher:innen sind aufgefordert, vor der Einreichung der Verbesserungsidee (im Rahmen
seines Einblickes in den Sachverhalt) zu prüfen, ob ihre vorgeschlagene Verbesserungsmöglichkeit z.
B. keine Verschlechterung in einem anderen Bereich hervorruft (Prüfung: Meist gibt es einen Grund
dafür, dass die IST-Situation so ist, wie sie ist. Daher wurde in der Vergangenheit nicht anders
gehandelt). Die sich daraus ergebende direkte Kommunikation zwischen den Beschäftigten ist
gewünscht.
Die Verbesserungsidee soll so beschrieben sein, dass auch für unbeteiligte Dritte die Argumentation
nachvollziehbar ist. Bei Bedarf können die Gutachter:innen von den Einreicher:innen eine
detailliertere Ausarbeitung anfordern. Es handelt sich auch dann um eine Verbesserungsidee, wenn
diese Maßnahmen enthält die bereits in anderen Bereichen erfolgreich angewandt werden.

6.2 Anerkennung von Verbesserungsideen

Verbesserungsideen werden i. d. R. mit einer Näherungsrechnung für den zu erwartenden Nutzen
von den Einreicher:innen in das System eingegeben, die von den Gutachter:innen geprüft werden
(Kalkulationsgrundlage unter Berücksichtigung der Umsetzungsprüfung und des
Umsetzungsaufwandes 10 €/Std.). Ist eine Näherungsrechnung nicht möglich oder zu aufwändig kann
die Verbesserungsidee anhand der odIDEE-Bewertungsmatrix bewertet werden (Wirkungsbreite und
Bedeutung/Nutzen). Bei Vorhandensein einer Näherungsrechnung können 5% des zu erwartenden
Jahresnutzens als Sofortprämie ausgeschüttet werden.

6.3 Nachprämierung von Verbesserungsideen

Frühestens ein Jahr nach der Umsetzung (bestätigtes Umsetzungsdatum) können die
Einreicher:innen innerhalb von 6 Wochen eine begründete Nachprämierung anfordern. Die
Nachprämierungsbegründung (z. B. erweiterte Näherungsrechnung oder eine Absprache mit dem
Gutachter:innen) senden die Einreicher:innen online über den Button „Einspruch“ im odIDEE-System
an odIDEE. Die Gutachter:innen können mit der Nachprämierung insgesamt 20% des nachgewiesenen

Jahresnutzens einer Verbesserungsidee ausschütten. Auch die Nachprämierung wird in odIDEE-Punkten ausbezahlt.

6.4 Ablehnungsanerkennung von Verbesserungsideen

Bei der Ablehnung einer Verbesserungsidee ist eine individuelle Anerkennung in Höhe von 140
odIDEE-Punkten möglich. Die Kriterien dafür könnten sein: eine besonders originell oder besonders
gut ausgearbeitete Verbesserungsidee. Die Gutachter:innen beschreiben die entsprechende
Begründung.

6.5 Welche Ideen gelten nicht im Sinne des IDM?

Ideen, die den eigenen Entscheidungsbereich der Einreicher:innen betreffen, gelten nicht als
Verbesserungsidee im Sinne des opta data-IDM. Es kann sich dann um KVP-Ideen handeln.
Ideen, zu deren Realisierung geltende gesetzliche Bestimmungen, Arbeitsverträge oder freiwillige
soziale Leistungen geändert oder geschaffen werden müssten sowie durchlaufende Posten, gelten
ebenso nicht als Verbesserungsidee.
Alle Ideen, die im Zusammenhang mit einer unmittelbar gestellten Arbeitsaufgabe (dienstlicher
Auftrag) stehen, laufen ebenfalls nicht als Verbesserungsidee in odIDEE ein.
Bloße Hinweise oder Kritik ohne plausible Lösungswege sowie Visionen und Wünsche können nicht
als Verbesserungsidee weiterbearbeitet werden. Notwendige physikalische Reparaturen sind keine
Verbesserungsidee, aber meldepflichtig (z. B.: defekte Steckdose reparieren).
Ideen, die unternehmensstrategische Entscheidungen betreffen, können nicht als Verbesserungsidee
in das odIDEE-System eingehen (z.B.: Gehalt- oder Gehaltsbestandteile, Steuersparempfehlungen).
Unter das Ausschlussprinzip fallen Ideen, die im Rahmen einer laufenden Projektarbeit entstehen (z.
B.: Einführung von IT-Programmen und deren Einführungstestphase, laufende Umzüge u. ä.). Sie
sollen der Projektgruppe mitgeteilt werden, gelten aber nicht als Verbesserungsidee im Sinne des
odIDEE‘s. Ausschlüsse müssen von der Geschäftsführung genehmigt sein.
Die genaue Abgrenzung „Welche Idee im Sinne unser odIDEE als Verbesserungsidee angesehen wird“
wird nicht in jedem Fall auf Anhieb zweifelsfrei erkennbar sein. Aus diesem Grund wird in
eventuellen Grenzfällen das Gremium und/oder die Geschäftsführung entscheiden. Wesentlicher
Grundsatz soll hierbei sein, in jedem Vorschlag zunächst den positiven Ansatz für eine
nutzenbringende Idee zu sehen, die es aufzugreifen gilt.

6.6 KVP-Idee

Ein weiterer Ideenweg ist die Einreichung als KVP-Idee. Hierbei handelt es sich um Verbesserungen,
die den eigenen Entscheidungsbereich der Einreicher:innen betreffen.
Das Ziel von KVP-Ideen ist, das Prinzip der kontinuierlichen Verbesserung in den betrieblichen Alltag
zu integrieren. Durch den Einbezug von Ideen, die den jeweils eigenen Entscheidungsbereich
betreffen, erhält die Verbesserung des Betriebsablaufes einen zusätzlichen Antrieb.

6.7 Anerkennung von KVP-Ideen

Eine KVP-Idee muss bei der Eingabe in das odIDEE-System umgesetzt sein. Der Umsetzungsbeleg ist
der Idee beigefügt. Falls notwendig werden die Teamleiter:innen von odIDEE um die
Umsetzungsbestätigung gebeten. Eine umgesetzte KVP-Idee wird pauschal mit 280 odIDEE-Punkten
anerkannt.

6.8 KVP-Maßnahmen

Der dritte Ideenweg sind KVP-Maßnahmen. Unter diesen Begriff fallen alle gezielten und
dokumentierten Aktivitäten, die zu Verbesserungen führen, jedoch nicht als Verbesserungsidee und
nicht als KVP-Idee bearbeitet werden.

6.9 Anerkennung von KVP-Maßnahmen

Die Dokumentation einer umgesetzten KVP-Maßnahme erfolgt über das odIDEE-System. Eine
umgesetzte KVP-Maßnahme zählt wie eine eingegangene Verbesserungsidee. Eine KVP-Maßnahme
kann in vorher festgelegten Stufen abgearbeitet werden (z. B. 5S-Projekte). Bei der Eingabe der
abgearbeiteten Stufe in das odIDEE-System, muss diese bereits umgesetzt sein.

7.0 Teilnahmebedingungen (AGB)

7.1 Einlösen der odIDEE-Punkte

Sie können die odIDEE-Punkte gegen Prämien einlösen, sobald Sie beim IPO-Prämien-Shop System
angemeldet sind und Ihr Punktekonto ein entsprechendes Guthaben aufweist. Wissenswertes über
die Prämienangebote und die jeweils erforderliche Punktezahl erfahren Sie im IPO-PRÄMIEN-SHOP.

7.2 Prämienanforderung

Die Prämien können Sie nur als Teilnehmer:innen selbst und die dafür bevollmächtigten Personen
gem. Anmeldeformular bei IPO-Prämien-Shop anfordern. Die Anforderung erfolgt direkt über den
IPO- PRÄMIEN-SHOP.

7.3 Prämienbedingungen

IPO-Prämien-Shop ist stets bemüht, die Verfügbarkeit der aktuellen Prämien aufrecht zu erhalten.
Aufgrund von Ereignissen, die von IPO-Prämien-Shop nicht beeinflusst werden können, kann es zu
Änderungen bei den dargestellten Prämien kommen. IPO-Prämien-Shop wird aber immer ein in Preis
und Funktion mindestens gleichwertiges Prämien-Produkt als Ersatz liefern.

7.4 Prämienlieferung

1. Widerrufsrecht:

Bestellte Prämien können nicht zurückgenommen, umgetauscht oder sonst widerrufen
werden, unberührt bleiben Gewährleistungsansprüche aufgrund von Sachmängeln. Die
Ausgabe der Prämien erfolgt nur solange der Vorrat reicht. Sollte eine Prämie nach
Bestellung durch die Teilnehmer:innen nicht mehr oder nicht mehr in gewünschter Form
lieferbar sein, wird IPO Prämien Services GmbH die Mitarbeiter:innen hierüber informieren.
Die Punkte werden den Teilnehmer:innen in diesem Fall wieder gutgeschrieben.

Gewährleistungsansprüche aufgrund von Sachmängeln verjähren in einem Jahr ab Übergabe der
Prämie an den Mitarbeiter:innen. Hiervon unberührt bleiben Schadensersatzansprüche wegen der
Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit und/oder Schadensersatzansprüche aufgrund von
grob fahrlässig oder vorsätzlich verursachten Schäden durch die opta data oder einem gesetzlichen
Vertreter bzw. Erfüllungsgehilfen der opta data sowie Ansprüche aus dem Produkthaftungsgesetzes
oder andere zwingende gesetzliche Ansprüche. Insoweit gelten die gesetzlichen Verjährungsfristen.

Eine Barauszahlung des Prämienwertes ist nicht möglich!

Stellen die Mitarbeiter:innen fest, dass die gelieferte Prämie mangelhaft ist, haben sich die
Mitarbeiter:innen über das Kontaktformular oder telefonisch über 07244 / 600-24 direkt an die IPO
Prämien Services GmbH zu wenden.

8.0 Missbrauch des Online-Zugangs

Benachrichtigen Sie bitte unverzüglich das IPO Service-Team, wenn Sie den Verdacht haben, dass ein
Dritter Kenntnis von Ihren Zugangsdaten des IPO-PRÄMIEN-SHOP erlangt hat. Für Schäden, die
infolge einer schuldhaft unterbliebenen oder verspäteten Benachrichtigung entstehen, haftet IPO
nur bei grobem Verschulden von opta data Mitarbeiter:innen oder Erfüllungsgehilfen unter Berücksichtigung

eines etwaigen Mitverschuldens Ihrerseits. Daher beachten Sie bitte den Hinweis,
niemandem Ihre IPO-PRÄMIEN-SHOP Zugangsdaten zu geben

9.0 Datenschutz

9.1 Allgemein

Die mit der Teilnahme verbundenen personenbezogenen Daten werden gemäß den Daten
gespeichert und für das opta data Prämien-Partner System im erforderlichen Umfang an den von uns
beauftragten Dienstleister weitergeben. Auf Anforderung teilt opta data Ihnen gerne mit, ob und
welche persönlichen Daten über Sie gespeichert sind.

9.2 Datenschutzbeauftragter

Für alle Fragen zum Thema Datenschutz bei opta data können Sie sich an unseren
Datenschutzbeauftragten wenden:
Matthias Langer (606) / Tel.: 0201 3196-944 / E-Mail: m.langer@optadata-gruppe.de
Anna Kardowski (606) / Tel.: 0201 3196-631 / E-Mail: a.kardowski@optadata-gruppe.de

10.0 Kündigung

Die Teilnehmer:innen können jederzeit ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist die Mitgliedschaft im
opta data Premium-Partner System kündigen. Die Kündigung bedarf der Schriftform.

11.0 Aktionsänderung bzw. -beendigung

11.1 Allgemein

Eine Beendigung oder Änderung des opta data Prämien-Partner-Systems wird rechtzeitig
bekanntgegeben. Eine vorzeitige Beendigung aus wichtigem Grund oder durch uns nicht zu
beeinflussende Ereignisse bleibt hiervon unberührt. Opta data behält sich das Recht vor, das opta
data Prämien-Partner-Programm jederzeit zu beenden oder durch ein anderes Programm zu
ersetzen.

11.2 Änderung der Teilnahmebedingungen

opta data behält sich das Recht vor, jederzeit Änderungen oder Ergänzungen der
Teilnahmebedingungen, der Prämien, der Prämienstaffeln oder sonstiger in den
Programmunterlagen beschriebener Abläufe im opta data Prämien-Partner-System vorzunehmen.
Änderungen oder Ergänzungen dieser Teilnahmebedingungen werden den Teilnehmer:innen
schriftlich bekanntgegeben. Eine Änderung gilt als genehmigt, wenn Sie nicht innerhalb eines Monats
nach dem Versenden der Mitteilung schriftlich widersprechen. Schweigen wird als Genehmigung
behandelt.

12.0 Sonstiges

Die entsprechenden steuerlichen Konsequenzen für den Erhalt der eingelösten Prämie sind bei den
Teilnehmer:innen zu ziehen. Die opta data übernimmt hierfür keine Haftung.

13.0 KVP-Gruppen

Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) bedeutet stetige Verbesserung. Gelebt wird der KVP
durch einen Prozess stetiger kleiner Verbesserungsschritte, die in der Form von Verbesserungsideen
und KVP-Ideen umgesetzt und im IDM dokumentiert werden. KVP-Gruppen unterstützen die
Generierung von Verbesserungsideen. Sie sind durch folgende Merkmale gekennzeichnet:

• Bereichsgruppen: autonom oder angeregt, gelenkt oder ungelenkt
• Teamgruppen: spontan oder geplant, ein Bereich oder bereichsübergreifend
• Teilnahme: freiwillig oder aufgerufen

13.1 Das Ziel von KVP-Gruppen

Das Ziel der Durchführung von KVP-Gruppen ist:

• Verbesserungsideen (KVP-Ideen, KVP-Maßnahmen) zu generieren,
• Verbesserungen zur Umsetzung zu führen,
• die Kommunikation zu verbessern,
• Mitarbeitercoaching und
• die aktive, systematische, gegenseitige Erfahrens- und Wissensvermittlung.

13.2 KVP-Gruppen-Spielregeln

Der Ablauf innerhalb einer KVP-Gruppe folgt einem einfachen, effektiven Muster: Gemeinsames
Ansprechen von Mängeln oder Feststellungen (wie z. B. fehlende Teile, mangelhaftes
Arbeitsmaterial, zu hohe oder zu niedrige Lagerbestände usw.), Abarbeiten von offenen
Verbesserungsideen, Zusammentragen und Abwägen von Lösungsnotwendigkeiten und -
möglichkeiten; Vereinbaren von Maßnahmen (z. B. Selbst-Umsetzungen, Klärungen, Verfassen einer
Verbesserungsidee, Umsetzen einer KVP-Idee, Verantwortungszuteilung). KVP-Gruppen können
ungelenkte Teams, d. h. durch die Gruppe selbst aktivierte und selbst durchgeführte
Besprechungen/Schulungen sein. KVP-Gruppen können auch z. B. durch Ideenmanager oder durch
Teamleiter:innen angestoßene und durchgeführte, also gelenkte Teams sein. Eine KVP-Gruppe setzt
sich z. B. aus einem feststehenden oder eigens zusammengestellten Team, ggf. der Führungskraft,
dem Ideenmanager und möglichen Fachbeteiligten zusammen.

13.3 Behandlung von Verbesserungsideen aus KVP-Gruppen

In KVP-Gruppen entwickelte Verbesserungsideen werden protokolliert und zur Wiedervorlage in
einem KVP-Konto geführt. Nach dem Eingang der ausgearbeiteten Verbesserungsidee oder der
umgesetzten KVP-Idee wird die Idee aus der Wiedervorlage entfernt. Offene Ideen aus KVP-Gruppen
werden regelmäßig erinnert und nach fehlender Reaktion der Ideengeber zur weiteren Bearbeitung
an Mentoren oder Teamleiter weitergeleitet.

14.0 Eingabe und Bearbeitung von Verbesserungs-Ideen

Verbesserungsideen (KVP-Ideen und KVP-Maßnahmen) werden von den Einreicher:innen und
Mentor:innen online in das odIDEE-System eingegeben.
Die eingegangenen Verbesserungsideen werden von odIDEE auf Form und Plausibilität geprüft. Diese
Prüfung kann Rückfragen bei den Einreicher:innen oder Mentor:innen erzeugen. Erst nach der
Klärung der Rückfragen werden die Vorschläge an die Gutachter:innen weiter-geleitet.
Um eine optimale Ausarbeitung zu erzielen empfiehlt es sich, die Verbesserungsideen mit der
eigenen Bereichsleitung und/oder Teamleitung zu besprechen. Eine Pflicht ist dies nicht.
Verbesserungsideen können auch anonymisiert eingereicht werden. Hierzu loggen sich die
Einreicher:innen im odIDEE-System ein und setzt den elektronischen Haken auf das Feld
„anonymisierte Weiterbearbeitung“. Somit erhält nur odIDEE Kenntnis von der einreichenden
Person. Für alle anderen Beteiligten ist der Name der Einreicher:innen im System ausgeblendet.
Verbesserungsideen können als Einzeleinreichung (1 Person) oder als Gruppeneinreichung (ab 2
Personen) erbracht werden. Wenn Mitarbeiter:innen zwecks Ausarbeitung des eigenen Vorschlages
lediglich Informationen von anderen Kolleg:innen benötigt, ohne dass dieser aktiv an der
Ausarbeitung des Vorschlages teilnimmt, ist die Vorschlagsform Einzeleinreichung zutreffend.
Alle Einreicher:innen haben einen persönlichen odIDEE-Account, in denen sie über den
Statuswechsel der Verbesserungsideen informiert werden.
odIDEE ist für die Steuerung des Monitorings (Protokollierung, Beobachtung, Überwachung) sowie
die Redaktion und die Administration im gesamten IDM-Prozess zuständig.

15.0 Entscheidungen

Die abschließende Entscheidung ob eine Verbesserungsidee umgesetzt wird oder nicht, soll mittels
eines qualifizierten Gutachtens innerhalb von vier Wochen nach Vorlage der Verbesserungsidee von
den Gutachter:innen getroffen werden (Abwesenheitszeiten, wie Urlaub, eingerechnet).
Die Gutachter:innen suchen zwecks Entscheidungsfindung oder Erläuterungen eigenständig das Gespräch

mit den Einreicher:innen.
Bei einer Entscheidung mit geändertem Lösungsweg wird den Einreicher:innen die volle Prämie
zuerkannt, da er den Anstoß zur Verbesserung der Ist-Situation gab.
Im Ablehnungsfall wird von den Gutachter:innen eine qualifizierte Ablehnungsbegründung schriftlich
erstellt. Sie ist Bestandteil des Gutachtens. Ablehnungsgespräche mit den Einreicher:innen
veranlassen die Gutachter:innen eigenständig.
Sollten Einreicher:innen oder Gutachter:innen über einen längeren Zeitraum nicht erreichbar sein (z.
B. Elternzeit, Krankheit) so übernehmen andere Gutachter:innen die Entscheidung resp. andere
Mitarbeiter:innen die Klärung von möglichen Rückfragen. Eine Verbesserungsidee-Entscheidung
hinauszuzögern ist nur möglich, wenn die Einreicher:innen oder Gutachter:innen auf absehbar kurze
Zeit ausfallen. Die von den Gutachter:innen angeforderte Gutachtenstundungen bleiben offene
Gutachten.

15.1 IT-Verbesserungen

Bei einer Verbesserungsidee, die eine IT-Anpassung nach sich zieht, werden zunächst die
Fachgutachter:innen von odIDEE um Ihre Entscheidung gebeten. Fällt die Entscheidung der
Fachgutachter:innen für eine Umsetzung aus, so wenden sich die Fachgutachter:innen eigenständig
mit der „IT-Prüfung durch den Fachbereich“ an die IT. Hierbei wird abschließend entschieden, ob
eine Umsetzung durchgeführt werden kann. Das Ergebnis der IT-Prüfung ist Bestandteil des
Gutachtens.

16.0 Umsetzung

Die Entscheidung, welche Bereichsleitung für die Umsetzung verantwortlich zeichnet, ergibt sich aus
der jeweiligen Sachlage oder wird im unklar baren Fall von der Geschäftsführung delegiert.

16.1 Umsetzungsverantwortung

Die Verantwortung der zeitnahen Umsetzung einer Verbesserungsidee obliegt den betroffenen
Bereichsleitungen resp. die dafür eingesetzten Mitarbeiter:innen. Inwiefern die Einreicher:innen in
die Umsetzung einbezogen werden, entscheiden ebenfalls die Bereichsleitungen resp. die dafür
eingesetzten Mitarbeiter:innen.
Bei IT-Umsetzungen lassen sich die Fachgutachter:innen (Bereichsleitungen resp. die dafür
eingesetzten Mitarbeiter:innen) die Möglichkeit der Umsetzung von den IT-Verantwortlichen
bestätigen und fordern die Umsetzung durch eine Programmanforderung an.
Umsetzungsverantwortlich bleiben die Fachgutachter:innen.

16.2 Umsetzung parallel zur Einreichung

Die Ablaufprozesse zu odIDEE behindern eine sofortige Umsetzung nicht. Sind sich die betroffenen
Entscheider vor der Einreichung einer Verbesserungsidee umsetzungseinig, so kann die Umsetzung
parallel zur Einreichung der Verbesserungsidee vorgenommen werden. In der Soll-Situation der
Verbesserungsidee wird dann erwähnt, dass die Umsetzung bereits stattgefunden hat. Auch bei
erledigter Umsetzung durchläuft die Verbesserungsidee die Prozesse im IDM revisionskonform.

16.3 Meldung der Umsetzung

Die Umsetzungsverantwortlichen erhalten über das odIDEE-System eine elektronische
Umsetzungsanforderung. Nach erledigter Umsetzung senden die Umsetzungsverantwortlichen eine
elektronische Rückmeldenotiz an odIDEE, welche das Umsetzungsdatum, den Umsetzer und ggf.
noch weitere Umsetzungshinweise enthält.

17.0 Erstrecht und Schutzfrist

17.1 Keine Prämie, trotz Umsetzung

17.2 Prämie, trotz Vorhandensein in anderen Bereichen

17.3 Gruppenprämien

17.4 Prämienausschüttung

17.5 odIDEE-Punkte für Mentor:innen

17.6 Steuerliche/Sozialversicherungsrechtliche Behandlung

17.7 odIDEE-Punkte-Tabellen

18.0 Sonstiges

18.1 Schutz der Einreicher:innen

18.2 Konfliktfälle

18.3 Einspruch

18.4 Personalakte

18.5 Sonderanerkennungen/Sonderaktionen

18.6 Veröffentlichungen

18.7 Aufbewahrungsfrist

18.8 Nutzungsrechte

19.0 Inkrafttreten der Richtlinien

Richtlinien des opta data Ideenmanagements (Stand 19.01.2022)